Xu hướng chuyển đổi mô hình văn phòng kết hợp do ảnh hưởng của Covid-19

Việt Nam sở hữu một hệ thống các doanh nghiệm vừa và nhỏ (SME) mạnh mẽ, cùng với nền tảng khởi nghiệp rất năng động. Khi hoạt động kinh doanh của những doanh nghiệp này phát triển hơn, xu hướng chuyển đổi mô hình văn phòng kết hợp là một giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng.

• Cô gái 8X khởi nghiệp thành công với số vốn là niềm tin
• “Bắt trend” khởi nghiệp từ đại dịch Covid-19

Rất nhiều công ty hiện nay đang bắt đầu cân nhắc việc chuyển sang mô hình làm việc kết hợp – giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Câu hỏi đặt ra lúc này là liệu mô hình này thực sự phù hợp với những lĩnh vực, ngành nghề nào? họ sẽ cần những không gian văn phòng chính thức, từ đó làm gia tăng nguồn cầu cho thị trường văn phòng trong nước, đồng thời thúc đẩy mô hình văn phòng làm việc kết hợp.

Savills Research đã tiến hành nghiên cứu tại 21 thành phố trên khắp thế giới để đánh giá mức độ hiệu quả cũng như năng lực của các thành phố trong quá trình chuyển đổi phương thức làm việc này.

Thực tế cho thấy rõ ràng, đại dịch Covid-19 đã và đang làm thay đổi cuộc sống làm việc của mọi người và thị trường văn phòng. Chỉ số mô hình Làm việc Kết hợp mà Savills đã phân tích vào các yếu tố tác động đến nhân viên cũng như chủ sở hữu các công ty để xem thành phố nào trên thế giới có thể chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp nhanh chóng hơn.

Hầu hết nhóm nhân viên muốn có mặt tại văn phòng ít nhất một vài lần và hầu hết các công ty muốn có một mức độ chuyên cần từ các nhân viên của họ, để đảm bảo việc hỗ trợ cho các nhân viên mới, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo, tăng khả năng hợp tác và năng suất lao động nói chung.

Tuy nhiên, ở một số vị trí công việc như trong lĩnh vực ngân hàng sẽ tiếp tục phải làm việc tại các văn phòng truyền thống để đảm bảo chất lượng của các hoạt động kiểm soát và an ninh.

Xu hướng chuyển đổi mô hình văn phòng kết hợp từ góc nhìn của nhân viên

Các yếu tố chính ảnh hưởng đến nhân viên trong việc áp dụng hình thức làm việc kết hợp là quy mô nhà ở, việc di chuyển dễ dàng, cấu trúc thành phần dân số, kết nối internet băng thông rộng và thời gian cách ly xã hội.

Chỉ số xu hướng mô hình văn phòng kết hợp được đánh giá thông qua:

Những ngôi nhà có diện tích rộng sẽ dễ dàng cung cấp không gian dành riêng cho những người phải làm việc tại nhà. Các địa điểm như ở Los Angeles và Dubai hầu như đạt điểm cao.

Những người có quy mô hộ gia đình nhỏ hơn hoặc nhóm dân số trẻ tuổi hơn, có xu hướng muốn được tương tác và hỗ trợ cùng các đồng nghiệp từ môi trường văn phòng truyền thống. Những thành phố như Mumbai, với 50% dân số trong độ tuổi lao động dưới 35 tuổi, có sự chuyển dịch tương đối chậm sang mô hình làm việc kết hợp.

Quãng thời gian đi làm dài hơn có thể khiến người lao động có lý do thích làm việc kết hợp thay vì phải đi tới công sở hàng ngày. Các đại đô thị như New York, Los Angeles và Mumbai dễ thích nghi với mô hình làm việc kết hợp. Còn với các thành phố nhỏ hơn như Lyon, Berlin và Amsterdam thì lại có quãng đường đi làm tương đối ngắn (có thể di chuyển bằng xe đạp) nên có thể thấy văn phòng truyền thống vẫn là nơi làm việc hiệu quả nhất.

Tốc độ băng thông rộng và kết nối kỹ thuật số rất quan trọng để làm việc từ xa. Đường truyền internet tốc độ cao có thể mang lại cho nhân viên nhiều động lực hơn để làm việc tại nhà vì họ thường không đánh giá cao chất lượng đường truyền mà môi trường văn phòng cung cấp. Hiện tại, Singapore là nước dẫn đầu về mặt này.

Mức độ nghiêm trọng và thời gian của các hoạt động cách ly xã hội cũng tạo ra thói quen và xu hướng ủng hộ việc làm việc tại nhà, và linh hoạt hơn theo mô hình làm việc kết hợp của những nhân viên công sở ở các nước trên thế giới.

Từ góc nhìn của chủ sở hữu doanh nghiệp

Chi phí và sự hiệu quả của văn phòng truyền thống, văn hóa doanh nghiệp, bản chất của việc sử dụng văn phòng và thời gian giãn cách là những yếu tố chính mà những người sử dụng lao động xem xét khi áp dụng hình thức làm việc kết hợp.

Để đảm bảo yếu tố giãn cách, các chủ doanh nghiệp buộc sắp xếp lại diện tích văn phòng, với những khu vực rộng hơn, mật độ nhân viên ít hơn, chính vì thế mà việc áp dụng mô hình kết hợp sẽ giúp tiết kiệm ngân sách đáng kể. Các địa điểm có giá thuê văn phòng cao hơn như Paris, Tokyo, London và Hong Kong sẽ tạo điều kiện cho mô hình kết hợp phát triển.

Những ràng buộc về mặ thời gian cho thuê ngắn hơn có thể đồng nghĩa với việc các công ty ra quyết định nhanh hơn, từ đó thúc đẩy sự thay đổi nhanh hơn. Ở một số thị trường lớn như Mỹ và Anh với yêu cầu dài hạn về thời gian thuê thường sẽ làm chậm quá trình chuyển đổi này.

Văn hóa công sở trước đại dịch cũng sẽ đóng một vai trò trong việc chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp. Văn hóa công sở kém linh hoạt hơn ở các thành phố như Thượng Hải, Tokyo, Hồng Kông và TP Hồ Chí Minh thường khiến cho quá trình chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp chậm chạp hơn.

Thời gian giãn cách cũng là một trong những yếu tố tác động khiến cho sự dịch chuyển sang mô hình làm việc kết hợp trở nên khả dĩ hơn, nhưng đồng thời cũng khiến cho văn hóa doanh nghiệp sẽ dần mờ nhạt đi, do các nhân viên không có cơ hội để tiếp xúc trực tiếp với nhau.

“Việt Nam sở hữu một hệ thống các doanh nghiệm vừa và nhỏ (SME) mạnh mẽ, cùng với nền tảng khởi nghiệp rất năng động. Chủ của những doanh nghiệp tổ chức này thường không sử dụng không gian văn phòng truyền thống và do đó, không gian làm việc chung đã và đang phát triển rộng rãi.

Khi hoạt động kinh doanh của những khách thuê này phát triển hơn, họ sẽ cần những không gian văn phòng chính thức, từ đó làm gia tăng nguồn cầu cho thị trường văn phòng trong nước, đồng thời thúc đẩy mô hình làm việc kết hợp”: Ông Troy Griffiths, Phó Tổng giám đốc Savills Việt Nam nhận định.

Đối với một số doanh nghiệp lớn trên thế giới sở hữu các ngành nghề truyền thống như Goldman Sachs (Ngân hàng), Morgan Stanley (Đầu tư tài chính), HSBC (Ngân hàng), BP (dầu khí), Ford (sản xuất oto)… đều đa số lựa chọn việc sử dụng văn phòng truyền thống, nhưng cũng khá linh hoạt cho một số các bộ phận làm việc tại nhà một vài ngày trong tuần.

Với các gã khổng lồ về công nghệ như Amazon, Apple, Facebook, Google, Microsoft, Netflix… thì vẫn đang tiếp tục áp dụng phương án làm việc tại nhà đối với toàn bộ các văn phòng trên thế giới, và có kế hoạch cho nhân viên đi làm trở lại khi đại dịch được kiểm soát, theo mô hình kết hợp một số nhân viên làm tại nhà, một số nhân viên tới văn phòng.

Nhìn chung, những ảnh hưởng của nhu cầu thuê văn phòng đang thay đổi nhanh chóng trong một môi trường kinh doanh năng động, Việt Nam là một ví dụ. Với tốc độ phát triển mạnh mẽ trong thời gian gần đây của TP. Hồ Chí Minh, đặc biệt là trong lĩnh vực tài chính, bất động sản, ngân hàng, CNTT, nhu cầu thuê và sở hữu các diện tích văn phòng hiện đại, đa chức năng sẽ ngày càng tăng, để đáp ứng những nhu cầu làm việc của lực lượng lao động trẻ.

Tuy nhiên, với sự giãn cách xã hội kéo dài như thời điểm hiện tại và với sự tăng trưởng vững chắc của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mô hình văn phòng truyền thống sẽ có thể gặp phải thách thức, từ đó thúc đẩy sự phát triển của mô hình làm việc kết hợp trong tương lai.

Nguồn bao moi